Aldeta Rosa
230131608643
Kelas A23 / UAS Tahap 1

Harapan Proyek

Pendidikan di masa depan menuntut pergeseran fundamental dari sekadar memberikan pengetahuan menuju penciptaan pengalaman pembelajaran mendalam (deep learning). Kondisi idealnya adalah lingkungan belajar yang dirancang secara intensional, di mana teknologi berfungsi untuk melampaui konten statis (beyond content) demi mengembangkan kapasitas intelektual pembelajar, yang sejalan dengan perspektif Hokanson et al. (2018).

Idealita proyek ini adalah memberdayakan guru sebagai desainer instruksional yang mampu memanfaatkan Kecerdasan Buatan (AI) secara etis dan efektif. Hal ini selaras dengan definisi teknologi pendidikan sebagai studi etis dalam memfasilitasi pembelajaran, seperti yang ditegaskan oleh Januszewski dan Molenda (2008). Solusi teknologi harus mendukung perencanaan pembelajaran yang fleksibel, terbuka, dan adaptif, sehingga menghasilkan proses yang tidak terbatas oleh ruang dan waktu.

Konteks Proyek

Proyek ini berada dalam konteks transformasi digital pendidikan di mana integrasi Kecerdasan Buatan (AI) menjadi krusial dalam membantu tugas-tugas kognitif guru. Lingkungan sasaran proyek adalah komunitas guru yang menyadari potensi AI, namun masih mengalami kesulitan dalam prompt engineering untuk konteks pedagogis yang spesifik. Peran teknologi dalam proyek ini adalah menghadirkan kerangka kerja dan generator prompt yang terstruktur (Asisten Prompt RTF). Teknologi ini berfungsi sebagai jembatan antara kemampuan komputasi AI dan kecerdasan pedagogis guru (Albert et al., 2021). Dengan menyediakan alat bantu prompt yang andal, proyek ini bertujuan menciptakan visi masa depan teknologi pembelajaran yang ubiquitous (ada di mana saja) dan mudah diakses untuk mendukung pembelajaran tanpa batas, sejalan dengan visi Moller, Huett, dan Harvey (2009).

Proyek MeetDesk ini dikembangkan dan diterapkan di SDN Jatimulyo 3, Kota Malang. Lingkungan sekolah ini menghadapi tantangan volume surat masuk dan keluar yang tinggi, yang memerlukan sistem tata kelola yang teruji.

Peran teknologi dalam konteks ini adalah menghadirkan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (SMDE) berbasis web. Teknologi ini berfungsi untuk mengatasi hambatan fisik dan geografis, yang memungkinkan layanan administrasi tetap berjalan efektif tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu, sebuah konsep yang didukung oleh Moller, Huett, & Harvey (2009). Dengan menerapkan teknologi ini, administrasi sekolah dapat bertransformasi dari sistem arsip tradisional ke sistem arsip digital yang memenuhi standar kinerja abad ke-21.

Proyek ini dikembangkan dan diimplementasikan di SDN Jatimulyo 3, Kota Malang. Lingkungan sekolah ini merupakan satuan pendidikan yang memiliki volume komunikasi eksternal dan internal yang cukup tinggi, melibatkan dinas pendidikan, orang tua, dan berbagai instansi lain. Peran teknologi dalam proyek ini sangat sentral, yaitu sebagai sistem informasi manajemen persuratan berbasis web yang dinamakan MeetDesk. Teknologi ini berperan sebagai solusi untuk:

1.  Digitalisasi Alur Kerja: Menggantikan proses manual dengan alur pengajuan, verifikasi, dan pencatatan surat secara online.

2.  Sistem Arsip Elektronik: Memastikan seluruh surat masuk dan keluar tersimpan aman dalam basis data digital, mengatasi masalah arsip inaktif fisik.

3.  Peningkatan Kinerja: Menyediakan fitur pencarian, filter data, dan pelaporan yang membuat administrasi menjadi cepat dan akuntabel.

Deskripsi Kesenjangan

Realitas di SDN Jatimulyo 3 menunjukkan adanya kesenjangan signifikan antara tuntutan modernisasi dengan praktik administrasi yang masih konvensional. Pengelolaan surat masuk dan keluar masih mengandalkan buku agenda dan dokumen fisik. Kondisi manual ini menimbulkan masalah nyata, di antaranya:

1. Inefisiensi Waktu: Proses pencatatan surat, verifikasi, dan alur konfirmasi melalui pesan instan (WhatsApp) sering memakan waktu yang lama dan tidak terstruktur.
2. Risiko Arsip: Terdapat kesulitan serius dalam menelusuri atau mencari arsip yang diperlukan dan risiko kehilangan berkas fisik sangat tinggi.
3. Hambatan Layanan: Administrasi yang tidak terorganisasi dengan baik dapat menghambat efektivitas layanan sekolah, yang selaras dengan pandangan Suryosubroto (2010).

Intinya, sekolah belum sepenuhnya memanfaatkan teknologi untuk membangun sistem administrasi yang terintegrasi, menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya dalam mengelola arsip inaktif. Kesenjangan ini menunjukkan perlunya penerapan pendekatan sistematis dalam teknologi pendidikan, seperti yang dianjurkan oleh Spector et al. (2014), untuk merancang solusi yang mengatasi masalah administrasi yang kompleks ini.

Uraian Deskripsi Solusi Proyek

Sebagai solusi konkret, proyek ini mengembangkan Aplikasi MeetDesk, sebuah sistem persuratan berbasis web yang dirancang khusus untuk SDN Jatimulyo 3. Solusi ini berfungsi untuk mengubah alur kerja persuratan manual menjadi proses digital yang cepat, efisien, dan transparan.

Konsep Solusi dan Fitur Utama:

1. Formulir Pengajuan Surat Daring: Pihak eksternal dapat mengirimkan surat (observasi, penelitian, dll.) secara daring hanya dengan mengisi formulir dan mengunggah berkas yang diperlukan (menggantikan proses kunjungan langsung atau WhatsApp).
2. Manajemen Alur Surat Digital: Surat yang diunggah langsung masuk ke sistem dan diverifikasi oleh admin sekolah secara real-time. Fitur Surat Keluar/Daftar Permohonan menampilkan status (Diterima, Pending, Ditolak) serta Catatan Admin yang memperkuat transparansi dan akuntabilitas.
3. Pengarsipan dan Akses Data Cepat: Seluruh data surat masuk dan keluar otomatis tersimpan dalam basis data digital (arsip inaktif). Aplikasi dilengkapi dengan fitur pencarian, filter data, dan tabel dinamis yang memungkinkan petugas menemukan data surat dalam hitungan detik, mengatasi kendala pencarian arsip manual.
4. Dukungan Pelaporan: Sistem menyediakan opsi ekspor data ke PDF atau Excel untuk kebutuhan pelaporan bulanan atau arsip resmi sekolah, yang mempersingkat proses rekap manual.
5. Desain User-Friendly: Aplikasi dirancang dengan desain minimalis dan sederhana (User Centered Design) untuk meminimalkan kurva pembelajaran, selaras dengan kemampuan pengguna (pendidik dan administrator) di lingkungan sekolah dasar. Desainnya mengadopsi prinsip kemudahan penggunaan untuk memastikan adaptasi pengguna yang cepat di lingkungan sekolah, sejalan dengan kebutuhan fungsional teknologi dalam lingkungan pendidikan (Bishop et al., 2020).

Rumusan Masalah Proyek

Permasalahan utama proyek ini berfokus pada transisi tata kelola administrasi surat-menyurat di SDN Jatimulyo 3 dari sistem konvensional menuju sistem digital terpadu (MeetDesk). Administrasi persuratan yang masih mengandalkan buku agenda, dokumen fisik, dan komunikasi ad-hoc melalui media sosial, telah menimbulkan kendala serius, seperti risiko kehilangan arsip, kesulitan penelusuran dokumen, dan proses verifikasi yang memakan waktu (Suryosubroto, 2022).

Dalam konteks pendidikan era digital, kegagalan dalam mengadopsi teknologi untuk administrasi ini menunjukkan ketertinggalan dalam penerapan teknologi pendidikan sebagai proses sistematis untuk memecahkan masalah pembelajaran dan pengelolaan (Januszewski & Molenda, 2008). Padahal, fokus teknologi pendidikan saat ini telah berkembang melampaui konten (Hokanson et al., 2018) menjadi peningkatan efisiensi sistemik dan dukungan infrastruktur. Administrasi yang efektif merupakan prasyarat mutlak untuk membangun ekosistem pembelajaran yang tangguh (Spector et al., 2014; Bishop et al., 2020).

Implementasi MeetDesk bertujuan untuk membangun fondasi digital yang esensial, yang mendukung visi pembelajaran tak terbatas (unconstrained learning) di masa depan (Moller & Huett, 2012), di mana aksesibilitas dokumen secara digital adalah kunci. Sistem arsip digital ini juga penting sebagai infrastruktur dasar untuk mengintegrasikan kebutuhan akan kecerdasan komputasi (computational thinking) di lingkungan sekolah (Rich & Hodges, 2017) dan, pada akhirnya, menjembatani kecerdasan manusia dengan kecerdasan buatan dalam tugas-tugas manajemen (Albert et al., 2021). Tanpa digitalisasi arsip yang akuntabel, visi modernisasi manajemen sekolah yang ideal untuk abad ke-21 (Moller et al., 2009) tidak akan tercapai.

Oleh karena itu, pertanyaan utama dalam proyek ini adalah: Bagaimana aplikasi persuratan berbasis web (MeetDesk) dapat dirancang, diimplementasikan, dan dievaluasi kinerjanya untuk secara efektif mengatasi tantangan administrasi persuratan manual di SDN Jatimulyo 3 dan membangun fondasi digital yang mendukung efisiensi sistem sekolah di masa depan?

Tujuan Proyek

Tujuan utama dari proyek ini adalah mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi aplikasi persuratan berbasis web (MeetDesk) untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan profesionalisme pengelolaan administrasi persuratan di SDN Jatimulyo 3.

 
Tujuan khusus, Proyek ini bertujuan untuk mencapai tujuan khusus berikut:

1. Analisis Kebutuhan: Melakukan analisis mendalam terhadap alur kerja persuratan dan kebutuhan fungsional di SDN Jatimulyo 3 untuk merumuskan fitur MeetDesk yang sesuai dengan standar kearsipan digital modern.
2. Perancangan Sistem: Merancang arsitektur aplikasi (UI/UX dan database) MeetDesk yang stabil dan user-friendly guna menjamin kemudahan penggunaan oleh staf administrasi, sesuai dengan prinsip-prinsip teknologi pendidikan yang efektif (Januszewski & Molenda, 2008).
3. Digitalisasi Proses: Mengimplementasikan fitur kunci dalam MeetDesk, seperti pencatatan surat masuk/keluar, tracking status, dan pengarsipan digital, untuk menghilangkan ketergantungan pada dokumen fisik dan buku agenda.
4. Evaluasi Kinerja: Melakukan uji coba dan evaluasi kinerja MeetDesk, mengukur peningkatan kecepatan proses, akurasi data, dan tingkat kepuasan pengguna, yang sejalan dengan kerangka evaluasi sistem dalam Handbook of research on educational communications and technology (Bishop et al., 2020; Spector et al., 2014).

Metodologi Pengembangan Proyek

Proyek pengembangan aplikasi Surat/Arsip Sekolah (MeetDesk) ini dilaksanakan dengan mengadaptasi model pengembangan sistematis yang berorientasi pada kebutuhan pengguna, mencakup empat tahapan utama: Analysis, Design, Development, dan Evaluation (ADDE). Model ini dipilih karena fleksibilitasnya dalam mengakomodasi siklus pengembangan perangkat lunak yang sistematis.

1. Tahap Analysis (Analisis Kebutuhan Administrasi)

Tahap pertama ini berfokus pada analisis kondisi riil dan kebutuhan sistem di SDN Jatimulyo 3. Analisis Kondisi Awal: Mengidentifikasi secara rinci alur kerja persuratan manual (pencatatan buku agenda, penandatanganan fisik, dan pengarsipan kabinet) yang sering menimbulkan kendala seperti kesulitan penelusuran (Permana, 2019). Analisis Kebutuhan Pengguna dan Sistem: Menentukan kebutuhan fungsional (fitur apa yang harus ada: pengajuan online, tracking, laporan Excel) dan non-fungsional (keamanan dan kecepatan akses) bagi Administrator, Guru, dan Kepala Sekolah. Konteks Teknologi Pendidikan: Analisis ini sangat penting untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan definisi teknologi pendidikan sebagai proses untuk memecahkan masalah dalam administrasi pendidikan, bukan sekadar mengganti alat manual (Januszewski & Molenda, 2008).

• Tahap Design (Perancangan Sistem)

Tahap ini mencakup perancangan struktur aplikasi, basis data, dan antarmuka pengguna (UI/UX). Perancangan Logika Basis Data: Merancang skema database untuk menjamin konsistensi, keamanan, dan retrievability arsip surat masuk dan keluar. Logika sistem dirancang untuk mendukung pelaporan terstruktur, yang merupakan prasyarat bagi implementasi computational thinking dalam pemecahan masalah administrasi (Rich & Hodges, 2017). Perancangan Antarmuka (UI/UX): Menciptakan wireframe dan mockup aplikasi yang mudah digunakan oleh staf administrasi yang mungkin memiliki literasi digital bervariasi. Perancangan difokuskan pada navigasi yang intuitif untuk mendukung visi teknologi pendidikan yang melampaui konten dan fokus pada kemudahan akses sistem (Hokanson et al., 2018). Integrasi Model Modern: Desain diorientasikan pada sistem yang tidak hanya mencatat, tetapi juga memfasilitasi komunikasi dan monitoring secara real-time, selaras dengan panduan pengembangan teknologi untuk abad ke-21 (Moller et al., 2009).

• Tahap Development (Pengembangan dan Produksi)

Tahap ini adalah fase produksi aplikasi berbasis web MeetDesk menggunakan bahasa pemrograman dan framework yang sesuai (misalnya PHP/Laravel, atau stack lainnya) untuk memastikan aksesibilitas tinggi. Pengembangan Modul Fungsional: Membangun modul-modul utama: Manajemen Surat Masuk, Manajemen Surat Keluar, Modul Pengguna (Admin, Kepala Sekolah, Staf), dan Modul Pelaporan. Pengembangan Aksesibilitas: Pemilihan platform berbasis web dengan akses yang ubiquitous dirancang untuk mendukung visi pembelajaran tanpa batas (unconstrained learning) (Moller & Huett, 2012), memastikan data arsip dapat diakses oleh pihak berwenang kapan pun dan di mana pun. Uji Coba Internal (Alpha Test): Melakukan pengujian fitur dan bug internal oleh tim pengembang sebelum dilepas ke pengguna akhir.

• Tahap Evaluation (Uji Coba dan Asesmen Kinerja)

Tahap ini melibatkan uji coba langsung di SDN Jatimulyo 3 dan pengukuran kinerja sistem. Uji Coba Lapangan (Beta Test): Implementasi MeetDesk secara terbatas kepada staf administrasi dan Kepala Sekolah untuk menguji stabilitas, fungsionalitas, dan kesesuaian sistem dengan alur kerja nyata. Asesmen Efektivitas dan Kepuasan: Menggunakan instrumen kuesioner dan wawancara untuk mengukur efektivitas MeetDesk dalam memotong waktu proses administrasi (efisiensi) dan mengukur tingkat kepuasan pengguna (Suryani, 2019). Evaluasi ini sangat penting untuk menilai dampak teknologi terhadap sistem sekolah secara objektif (Spector et al., 2014; Bishop et al., 2020).

Analisis Refleksi: Hasil evaluasi dianalisis untuk mengidentifikasi kelemahan, dan kemudian digunakan sebagai data refleksi untuk menentukan apakah aplikasi tersebut memerlukan perbaikan pada siklus pengembangan berikutnya, dengan mempertimbangkan bagaimana teknologi dapat menjembatani manajemen administrasi manusia dengan kemampuan komputasi (Albert et al., 2021).

Referensi

Albert, M. V., Lin, L., Spector, M. J., & Dunn, L. S. (Eds.). (2021). Bridging human intelligence and artificial intelligence. Springer.

Bishop, M. J., Boling, E., Elen, J., & Svihla, V. (Eds.). (2020). Handbook of research in educational communications and technology (5th ed.). Springer.

Hokanson, B., Clinton, G., Tawfik, A. A., Grincewicz, A., & Schmidt, M. (Eds.). (2018). Educational technology beyond content: A new focus for learning. Springer.

Januszewski, A., & Molenda, M. (Eds.). (2008). Educational technology: A definition with commentary. Lawrence Erlbaum Associates.

Moller, L., & Huett, J. B. (Eds.). (2012). The next generation of distance education: Unconstrained learning. Springer.

Moller, L., Huett, J. B., & Harvey, D. M. (Eds.). (2009). Learning and instructional technologies for the 21st century: Visions of the future. Springer.

Mulyasa, E. (2017). Manajemen berbasis sekolah (Vol. 90). Remaja Rosdakarya.

Napitupulu, R. (2017). Digitalisasi administrasi sebagai solusi peningkatan kualitas penyimpanan arsip. Jurnal Administrasi Pendidikan, 4(2), 88–97.

Permana, M. (2019). Efektivitas sistem manual dalam pengarsipan dokumen organisasi. Jurnal Teknologi Informasi dan Sistem, 6(1), 35–42.

Puspitasari, E. (2020). Efektivitas Sistem Informasi Berbasis Web dalam Peningkatan Pelayanan Administrasi. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 9(1), 72–83.

R Ramdani, Y. (2021). Pengembangan Sistem Arsip Digital pada Instansi Pemerintah. Jurnal Informatika Mulawarman, 16(1), 21–32.

Rich, P. J., & Hodges, C. B. (Eds.). (2017). Emerging research, practice, and policy on computational thinking. Springer.

S Spector, J. M., Merrill, M. D., Elen, J., & Bishop, M. J. (Eds.). (2014). Handbook of research on educational communications and technology (4th ed.). Springer.

Suryani, T. (2019). Analisis Tingkat Keunggulan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Sekolah. Jurnal Administrasi Pendidikan, 26(1), 58–70.

Suryosubroto, B. (2022). Manajemen pendidikan di sekolah. Rineka Cipta.

Susanto, A. (2013). Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik. Jurnal Sistem Informasi Indonesia, 9(2), 77–89.

W Widodo, A. (2020). Digitalisasi Administrasi Sekolah Menuju Tata Kelola Modern. Jurnal Manajemen Pendidikan, 7(1), 45–57.

Widiyanto, A. (2018). Efektivitas Sistem Informasi Dalam Pengelolaan Administrasi. Jurnal Administrasi Publik, 12(2), 88–100.