Aisyah Firmantika Sadiyah

230131610028

Offering A23

Harapan Proyek

Administrasi persuratan sekolah selama ini masih menggunakan sistem manual yang menyebabkan lambatnya temu kembali arsip, risiko kehilangan dokumen, serta rendahnya efisiensi kerja staf tata usaha. Proyek ini bertujuan mengembangkan Smart e-Archive berbasis Microsoft Access yang ditingkatkan dengan komponen AI Assist, misalnya:

• rekomendasi otomatis klasifikasi surat,
• sugesti perihal berdasarkan isi PDF,
• pencarian cepat berbasis kata kunci,
• deteksi duplikasi nomor surat.

Pendekatan ini sejalan dengan gagasan Hokanson et al. (2018) bahwa teknologi pendidikan harus melampaui konten dan membantu kemampuan berpikir tingkat tinggi, bukan hanya sebagai alat input data. Selain itu, proyek ini mengarah pada upaya bridging human intelligence & artificial intelligence sebagaimana ditekankan oleh Albert et al. (2021).

Konteks Proyek

Berdasarkan APLIKASI SDN 2 Candirenggo menghadapi masalah:

• pencatatan arsip surat masih manual,
• pencarian arsip lama lambat,
• risiko kerusakan fisik arsip,
• tidak adanya sistem digital yang mendukung temu-kembali secara cepat.

Dalam konteks teknologi pendidikan, Januszewski & Molenda (2008) menegaskan bahwa teknologi harus digunakan untuk menciptakan, menggunakan, dan mengelola proses belajar/kerja secara etis dan efektif.
lebih jauh, Bishop et al. (2020) menjelaskan bahwa integrasi teknologi harus berbasis penelitian dan desain instruksional yang sistematis—hal yang dapat diterapkan dalam pengembangan e-arsip sekolah.

Deskripsi Kesenjangan

Kesenjangan yang muncul:

1. Sistem manual tidak lagi efisien → banyak waktu hilang untuk pencarian arsip.
2. Staf tata usaha belum terbiasa dengan teknologi digital, sehingga proses digitalisasi memerlukan dukungan desain sistem yang ramah pengguna.
3. Belum ada integrasi kecerdasan buatan yang membantu klasifikasi atau pencarian otomatis.

Kesenjangan ini sejalan dengan konsep unconstrained learning dari Moller & Huett (2012), yaitu teknologi seharusnya memudahkan proses kerja dan pembelajaran tanpa batasan ruang-waktu dan tanpa membebani pengguna.

Solusi Proyek

Solusi dalam proyek ini adalah mengembangkan Smart e-Archive + AI Assist yang berfungsi sebagai:

1. Sistem pengarsipan digital utama sekolah (berbasis Microsoft Access atau Web).
2. Asisten AI untuk:
   • klasifikasi otomatis,
   • analisis isi surat,
   • rekomendasi kata kunci,
   • temu-kembali cepat,
   • deteksi kesalahan input,
   • identifikasi surat penting/urgensi tinggi.
3. Antarmuka ramah pengguna dengan navigasi sederhana sesuai laporan K6 saat ini.
4. Modul pelatihan staf untuk mendukung adopsi teknologi digital.

Pendekatan ini sesuai dengan konsep computational thinking dalam praktik pendidikan (Rich & Hodges, 2017), serta pemanfaatan AI for cognitive support seperti dijelaskan Albert et al. (2021).

Rumusan Masalah

1. Bagaimana merancang sistem Smart e-Archive berbasis human-AI collaboration untuk meningkatkan efisiensi administrasi persuratan?
2. Bagaimana AI dapat membantu klasifikasi, pencarian, dan validasi arsip surat secara otomatis?
3. Seberapa efektif sistem Smart e-Archive dibandingkan pengarsipan manual yang digunakan SDN 2 Candirenggo?
4. Bagaimana meningkatkan kemampuan staf tata usaha dalam menggunakan teknologi berbasis AI?

Tujuan Proyek

Terdapat tujuannya yaitu sebagai berikut :

• Mengembangkan sistem e-arsip cerdas untuk sekolah

Tujuan utama proyek ini adalah menciptakan sebuah sistem e-arsip cerdas yang mampu mendigitalisasi, mengelola, dan mengatur seluruh dokumen persuratan sekolah secara lebih terstruktur dan efisien. Sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan digital, tetapi juga dilengkapi dengan fitur kecerdasan buatan (AI) seperti klasifikasi otomatis, rekomendasi kata kunci, serta validasi data untuk meminimalkan kesalahan input. Dengan adanya sistem ini, sekolah diharapkan memiliki pusat pengelolaan arsip yang modern, terstandar, dan mudah digunakan oleh seluruh staf tata usaha.

• Meningkatkan kecepatan proses temu-kembali arsip

Salah satu masalah terbesar dalam pengarsipan manual adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali dokumen tertentu. Melalui pengembangan e-arsip cerdas, proses temu-kembali dapat dipercepat secara signifikan melalui fitur pencarian berbasis kata kunci, filter kategori, serta AI yang mampu menampilkan dokumen relevan hanya dalam hitungan detik. Hal ini dapat mengurangi waktu tunggu, meningkatkan efisiensi kerja staf, dan mendukung proses administrasi sekolah yang lebih responsif.

• Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan fisik arsip

Digitalisasi melalui sistem e-arsip cerdas memungkinkan seluruh dokumen disimpan secara elektronik sehingga tidak lagi bergantung pada bentuk fisik yang mudah rusak, hilang, atau tercampur. Sistem ini juga dapat disertai fitur penyimpanan cadangan (backup), kontrol akses, dan keamanan data sehingga risiko kehilangan arsip akibat bencana, kelalaian, atau faktor lingkungan dapat ditekan secara maksimal. Dengan demikian, sekolah memiliki jaminan keberlangsungan data dalam jangka panjang.

• Memperkuat integrasi kecerdasan manusia–AI (human-AI collaboration)

Pengembangan e-arsip cerdas ini bukan bertujuan menggantikan peran manusia, tetapi memperkuat kolaborasi antara kecerdasan manusia dan kecerdasan buatan. Staf tata usaha tetap menjadi pengambil keputusan utama, sementara AI bertugas memberikan dukungan berupa rekomendasi, analisis cepat, dan pengecekan otomatis. Kolaborasi ini memungkinkan proses administrasi menjadi lebih akurat, cepat, dan minim kesalahan, sekaligus memberikan pengalaman kerja yang lebih produktif dan modern.

• Meningkatkan literasi digital staf tata usaha

Implementasi sistem e-arsip cerdas ini juga menjadi sarana peningkatan kompetensi digital bagi staf tata usaha. Melalui pelatihan dan penggunaan sistem secara berkelanjutan, staf akan terbiasa mengoperasikan teknologi informasi, memahami manfaat digitalisasi, dan mampu mengelola dokumen secara profesional menggunakan perangkat berbasis AI. Peningkatan literasi digital ini penting agar staf dapat mengikuti perkembangan teknologi serta mendukung transformasi administrasi sekolah menuju era digital.

Metodologi Pengembangan

Mengadaptasi Model Analysis—Design—Development—Evaluation (ADDE)

• Analysis

Tahap analisis dilakukan untuk memahami kondisi awal sistem persuratan yang masih menggunakan metode manual di sekolah. Data analisis diperoleh dari hasil observasi lapangan serta laporan K6 yang menunjukkan berbagai kendala seperti keterlambatan penemuan arsip, risiko kerusakan dokumen, dan ketidakteraturan penyimpanan. Selain itu, dilakukan identifikasi kebutuhan pengguna, terutama staf tata usaha dan pimpinan sekolah, untuk mengetahui fitur yang benar-benar diperlukan, seperti pencarian cepat, pengarsipan otomatis, serta notifikasi status surat. Proses analisis ini merujuk pada teori desain instruksional dari Spector et al. (2014) dan Bishop et al. (2020) yang menekankan pentingnya kesesuaian antara kebutuhan pengguna, konteks kerja, dan tujuan sistem.

• Design

Pada tahap desain, dirumuskan rancangan sistem persuratan digital yang mencakup struktur antarmuka sederhana, alur navigasi yang mudah dipahami, serta penambahan fitur Smart Search untuk mempermudah proses temu balik dokumen. Desain algoritma kecerdasan buatan juga ditentukan pada tahap ini, terutama terkait mekanisme pengelompokan dokumen dan penentuan kata kunci otomatis. Selain itu, disusun alur kerja (workflow) yang disesuaikan dengan karakteristik sekolah, seperti prosedur penerimaan surat masuk, distribusi disposisi, hingga pengarsipan surat keluar. Rancangan dibuat agar pengguna dapat berpindah dari sistem manual ke digital tanpa kesulitan berarti.

• Development

Tahap pengembangan dilakukan dengan membangun aplikasi menggunakan Microsoft Access sebagai basis pengelolaan data, yang kemudian diperkaya dengan modul AI tambahan untuk mendukung fitur cerdas. Pengembangan ini mencakup pembuatan fitur unggah dokumen, pencarian instan, notifikasi status surat, dan auto-tagging untuk memberi label otomatis berdasarkan isi atau kata kunci. Sistem juga dilengkapi dengan fitur rekomendasi dari AI untuk membantu penentuan kategori atau prioritas surat. Seluruh komponen disusun agar dapat berjalan secara terpadu dan mudah dipelajari oleh pengguna.

• Evaluation

Pada tahap evaluasi, sistem diuji coba oleh staf Tata Usaha melalui proses penggunaan langsung dalam konteks pekerjaan sehari-hari. Penilaian dilakukan terhadap berbagai aspek, seperti efektivitas kinerja sistem, kemudahan penggunaan, kecepatan pencarian dokumen, serta tingkat akurasi fitur AI. Hasil evaluasi digunakan untuk melakukan revisi atau penyempurnaan sistem sebelum implementasi penuh. Proses evaluasi ini mengacu pada model evaluasi teknologi dari Spector et al. (2014) yang menekankan pentingnya pengujian berkelanjutan dan umpan balik pengguna dalam pengembangan sistem digital.

Daftar Referensi
Albert, M. V., Lin, L., Spector, M. J., & Dunn, L. S. (Eds.). (2021). Bridging human intelligence and artificial intelligence. Springer.
Bishop, M. J., Boling, E., Elen, J., & Svihla, V. (Eds.). (2020). Handbook of research in educational communications and technology (5th ed.). Springer.
Hokanson, B., Clinton, G., Tawfik, A. A., Grincewicz, A., & Schmidt, M. (Eds.). (2018). Educational technology beyond content: A new focus for learning. Springer.
Januszewski, A., & Molenda, M. (Eds.). (2008). Educational technology: A definition with commentary. Lawrence Erlbaum Associates.
Moller, L., & Huett, J. B. (Eds.). (2012). The next generation of distance education: Unconstrained learning. Springer.
Moller, L., Huett, J. B., & Harvey, D. M. (Eds.). (2009). Learning and instructional technologies for the 21st century: Visions of the future. Springer.
Rich, P. J., & Hodges, C. B. (Eds.). (2017). Emerging research, practice, and policy on computational thinking. Springer.
Spector, J. M., Merrill, M. D., Elen, J., & Bishop, M. J. (Eds.). (2014). Handbook of research on educational communications and technology (4th ed.). Springer