Digitalisasi Administrasi Persuratan di SDN 2 Candirenggo

Bagian I: Pendahuluan

1. Uraian Produk Proyek 

Proyek ini bertujuan mengembangkan Smart e-Archive berbasis Microsoft Access yang ditingkatkan dengan komponen AI Assist. Komponen AI ini mencakup rekomendasi otomatis klasifikasi surat, sugesti perihal berdasarkan isi PDF, pencarian cepat berbasis kata kunci, dan deteksi duplikasi nomor surat. Pendekatan ini sejalan dengan gagasan Hokanson et al. (2018) bahwa teknologi pendidikan harus melampaui konten dan membantu kemampuan berpikir tingkat tinggi, bukan hanya sebagai alat input data. Sistem ini juga dilengkapi dengan fitur validasi data untuk meminimalkan kesalahan input.

Bagian II: Analisis Keilmuan Pendidikan (Pedagogi)

2. Hasil Analisis Fokus Proyek

Administrasi persuratan sekolah selama ini masih menggunakan sistem manual yang menyebabkan lambatnya temu kembali arsip, risiko kehilangan dokumen, serta rendahnya efisiensi kerja staf tata usaha. SDN 2 Candirenggo secara spesifik menghadapi masalah pencatatan arsip surat yang masih manual, pencarian arsip lama yang lambat, risiko kerusakan fisik arsip, dan tidak adanya sistem digital yang mendukung temu-kembali secara cepat. Sistem manual tidak lagi efisien karena banyak waktu hilang untuk pencarian arsip, dan belum ada integrasi kecerdasan buatan yang membantu klasifikasi atau pencarian otomatis.

Sebagai solusi, proyek ini mengembangkan Smart e-Archive + AI Assist yang berfungsi sebagai sistem pengarsipan digital utama sekolah. Asisten AI berfungsi untuk klasifikasi otomatis, analisis isi surat, rekomendasi kata kunci, temu-kembali cepat, deteksi kesalahan input, dan identifikasi surat penting/urgensi tinggi. Tujuan utamanya adalah menciptakan sistem e-arsip cerdas yang mampu mendigitalisasi, mengelola, dan mengatur seluruh dokumen persuratan sekolah secara lebih terstruktur dan efisien. Sistem ini juga bertujuan mempercepat proses temu-kembali arsip secara signifikan melalui fitur pencarian berbasis kata kunci dan AI yang mampu menampilkan dokumen relevan dalam hitungan detik.

Bagian III: Analisis Keilmuan Teknologi Pendidikan (Tekno-Pedagogi)

3. Jembatan Antara Guru dan AI (Bridging Intelligence) 

Proyek ini mengarah pada upaya bridging human intelligence & artificial intelligence sebagaimana ditekankan oleh Albert et al. (2021) . Hal ini juga merupakan pemanfaatan AI for cognitive support seperti dijelaskan Albert et al. (2021) . Pengembangan e-arsip cerdas ini bukan bertujuan menggantikan peran manusia, tetapi memperkuat kolaborasi antara kecerdasan manusia dan kecerdasan buatan. Staf tata usaha tetap menjadi pengambil keputusan utama, sementara AI bertugas memberikan dukungan berupa rekomendasi, analisis cepat, dan pengecekan otomatis.

4. Penerapan Berpikir Komputasional (Computational Thinking)

Pendekatan yang diambil dalam proyek ini dinyatakan sesuai dengan konsep computational thinking (berpikir komputasional) dalam praktik pendidikan sebagaimana dijelaskan oleh Rich & Hodges (2017). Hal ini tercermin dalam solusi proyek yang mengembangkan sistem “Smart e-Archive + AI Assist”. Penerapan konsep ini terlihat dari bagaimana sistem dirancang untuk memecah dan menyelesaikan masalah administrasi persuratan yang kompleks menggunakan bantuan teknologi. Secara spesifik, sistem ini menggunakan asisten AI untuk melakukan tugas-tugas terstruktur seperti klasifikasi otomatis, analisis isi surat, dan pemberian rekomendasi kata kunci. Selain itu, pendekatan komputasional juga diterapkan dalam fitur temu-kembali cepat, deteksi kesalahan input, serta identifikasi surat yang bersifat penting atau memiliki urgensi tinggi.

5. Definisi dan Peran Teknologi

Dalam konteks teknologi pendidikan, Januszewski & Molenda (2008) menegaskan bahwa teknologi harus digunakan untuk menciptakan, menggunakan, dan mengelola proses belajar/kerja secara etis dan efektif. Lebih jauh, Bishop et al. (2020) menjelaskan bahwa integrasi teknologi harus berbasis penelitian dan desain instruksional yang sistematis—hal yang dapat diterapkan dalam pengembangan e-arsip sekolah.

Bagian IV: Tutorial Pemanfaatan Produk Proyek

6. Aksesibilitas dan Persiapan
Tantangan utama dalam implementasi sistem baru ini adalah kondisi di mana staf tata usaha di SDN 2 Candirenggo belum sepenuhnya terbiasa dengan penggunaan teknologi digital dalam pekerjaan sehari-hari. Oleh karena itu, agar proses digitalisasi administrasi persuratan dapat berjalan sukses, sangat diperlukan dukungan desain sistem yang memperhatikan karakteristik pengguna tersebut. Merespons kebutuhan ini, solusi proyek dirancang khusus untuk mencakup pengembangan antarmuka aplikasi yang ramah pengguna, disertai dengan struktur navigasi yang sederhana dan mudah dipahami, sesuai dengan rekomendasi dalam laporan saat ini. Pendekatan desain ini bertujuan memastikan agar pengguna dapat berpindah dari kebiasaan sistem manual ke sistem digital tanpa menghadapi kesulitan yang berarti. Selain fokus pada aspek teknis desain, strategi persiapan juga melibatkan penyediaan modul pelatihan khusus bagi staf. Modul ini ditujukan untuk mendukung dan memperlancar proses adopsi teknologi digital di lingkungan sekolah. Melalui mekanisme pelatihan dan penggunaan sistem secara berkelanjutan, diharapkan staf tata usaha akan menjadi terbiasa dalam mengoperasikan teknologi informasi serta mampu mengelola dokumen secara profesional menggunakan perangkat canggih berbasis AI. Upaya peningkatan literasi digital ini menjadi langkah krusial agar seluruh staf dapat mengikuti perkembangan teknologi terkini dan secara aktif mendukung transformasi administrasi sekolah menuju era digital.

7. Panduan Proyek

Langkah Proyek 1: Generator Perencanaan Pembelajaran

Langkah Proyek 2: Pemrosesan Cerdas Berbasis AI (AI Assist)

Langkah teknis berlanjut pada tahap pemrosesan cerdas, yang dirancang untuk menjamin pengelolaan dokumen yang terstruktur dan efisien melalui kolaborasi antara kecerdasan manusia dan buatan. Proses ini diawali setelah data atau dokumen persuratan diinput ke dalam sistem berbasis Microsoft Access atau Web. Selanjutnya, komponen AI Assist bekerja melakukan analisis isi surat untuk memberikan dukungan kognitif, seperti memberikan sugesti perihal berdasarkan isi PDF serta rekomendasi kata kunci otomatis. Sistem juga menjalankan fungsi validasi data untuk melakukan deteksi kesalahan input dan deteksi duplikasi nomor surat guna meminimalkan kesalahan. Setelah proses analisis otomatis berjalan, AI memberikan rekomendasi klasifikasi otomatis dan identifikasi surat penting atau bergensi tinggi kepada pengguna. Pada tahap ini, AI bertugas memberikan dukungan berupa rekomendasi dan analisis cepat, sementara staf tata usaha tetap berperan sebagai pengambil keputusan utama. Hasil akhirnya adalah arsip digital yang terkelola secara profesional dengan fitur auto-tagging (pelabelan otomatis), yang memungkinkan proses temu-kembali cepat berbasis kata kunci dalam hitungan detik, menjadikan administrasi lebih akurat dan responsif.

Bagian V: Penutup

8. Kesimpulan dan Dampak (Unconstrained Learning)

Kesenjangan yang teridentifikasi dalam sistem manual sejalan dengan konsep unconstrained learning dari Moller & Huett (2012), yaitu teknologi seharusnya memudahkan proses kerja dan pembelajaran tanpa batasan ruang-waktu dan tanpa membebani pengguna. Dengan adanya sistem ini, sekolah diharapkan memiliki pusat pengelolaan arsip yang modern, terstandar, dan mudah digunakan oleh seluruh staf tata usaha. Digitalisasi melalui sistem e-arsip cerdas memungkinkan seluruh dokumen disimpan secara elektronik sehingga tidak lagi bergantung pada bentuk fisik yang mudah rusak, hilang, atau tercampur, sehingga sekolah memiliki jaminan keberlangsungan data dalam jangka panjang. Implementasi sistem e-arsip cerdas ini juga menjadi sarana peningkatan kompetensi digital bagi staf tata usaha agar dapat mengikuti perkembangan teknologi serta mendukung transformasi administrasi sekolah menuju era digital.

Reference

Albert, M. V., Lin, L., Spector, M. J., & Dunn, L. S. (Eds.). (2021). Bridging human intelligence and artificial intelligence. Springer. 

Bishop, M. J., Boling, E., Elen, J., & Svihla, V. (Eds.). (2020). Handbook of research in educational communications and technology (5th ed.). Springer. 

Hokanson, B., Clinton, G., Tawfik, A. A., Grincewicz, A., & Schmidt, M. (Eds.). (2018). Educational technology beyond content: A new focus for learning. Springer. 

Januszewski, A., & Molenda, M. (Eds.). (2008). Educational technology: A definition with commentary. Lawrence Erlbaum Associates. 

Moller, L., & Huett, J. B. (Eds.). (2012). The next generation of distance education: Unconstrained learning. Springer. 

Rich, P. J., & Hodges, C. B. (Eds.). (2017). Emerging research, practice, and policy on computational thinking. Springer. 

Spector, J. M., Merrill, M. D., Elen, J., & Bishop, M. J. (Eds.). (2014). Handbook of research on educational communications and technology (4th ed.). Springer.